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Belgian citizens’ initiative to help Ukrainian refugees

refugees & 11 pets brought back and installed in a host family
94 vehicles :  ambulances &
school buses  
= 350 m³  
of medical & technical equipment unloaded
5.000.000 €
of goods acquired delivered to UA
volunteers, drivers, coordinators, doctors, UA translators
BE for Ukraine
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Belgian citizens’ initiative to help Ukrainian refugees

BEforUkraine supports Ukrainians.


Who is BEforUkraine ?

BEforUkraine is a Belgian non-profit with a sole mission to help Ukraine in the most effective way possible. It was started early March 2022 by a group of friends appalled by the situation in Ukraine.

We purchase, locate and transport essential provisions in sizable quantities to our trusted contacts in Poland who then forward these provisions to Ukraine.
We also facilitate the arrival of Ukrainian refugees in Belgium, mainly women and children, straight to the host families we identified, vetted and matched for them.

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Frequently Asked Questions

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Useful Links

1/ Where can I find tips and useful information on transportation and other ideas?

 On our Facebook page!

 Here it is

 The discussion group for host families:

+++ INFO +++

2/ Where can I find further information?

The website provides information on the war in Ukraine and advice on how to help refugees.

If you have unanswered questions, please call 0800/24141, which is a new information hotline to reply to the questions of Ukrainian refugees and the Belgians hosting them.

for Host Families

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Facebook for Host families : BEforUAHosting

Become a host family

1. Would you like to become a host family? How to proceed?

It’s very generous to want to welcome Ukrainian refugees into your home.

The first thing you should do is to complete this form (INSERT LINK) which will enable us to know useful information about your accommodation, the composition of your family, etc., which will greatly increase the chances that we can suitably match you with a Ukrainian family. If you would like to provide us with other information, you can always send us an email at

If you are not matched with a refugee family after a convoy, you may also sign up as a host family via your local authority. If you do this, we ask that you kindly inform us so that our database will be up-to-date.

Once the family has arrived, you should help the Ukrainian refugees proceed with certain administrative procedures regarding immigration and the local authority. See below.

Preparation for the host family

2. What should you do to prepare for the arrival of the Ukrainian family ?

Once you know that you will host a family, please start preparing for their arrival. Their initial primary needs will be for food and accommodation. For their lodging, prepare beds and bath towels as well as basic items of hygiene such as toothbrushes, toothpaste, soap, shampoo, etc.

As to food, their preferences are likely to be different from ours, so as soon as they arrive, ask them what they like. If they do not speak English, have a dictionary on hand, or it may be easier to use an online translation platform such as Google Translate. Have some basic foodstuffs on hand such as pasta, milk, bread, butter, etc.

Most of the refugees fled with very few personal items, and so they would be happy to find additional clothing and shoes, etc. Of course, you can only do this once they have arrived. If you are welcoming refugee children, think to ask at local schools if there has been a donation drive to have children’s clothes available. This way you will be informed ahead of the arrival of your Ukrainian family.

The refugees will have travelled for a long time before arriving, so access to a laundry would most certainly be appreciated to wash and dry their clothing.

Basic first aid items could also be useful to deal with some travel troubles such as gastroenteritis, headache, cold, etc.

If you are hosting a baby, you will need baby items such as diapers/nappies, bottles, car seats, etc. If you don’t have these items, try to find them via your networks or in your local area as a lot of people and associations give them away. For kids, some toys as well as art supplies (paper, coloured pencils, etc) would be welcome.  

Please check your wifi to ensure that you have a good connection. For the Ukrainian refugees, it’s of primary importance to maintain contact with their family and friends, and a good wifi connection will help in that regard.

How to welcome the family ?

3. How to proceed once you are sheltering a Ukrainian family ?

In addition to the family’s primary needs for food and accommodation, they will also need to feel that they are safe and that they belong. We found an article in French in La Voix du Nord which summarises how you can respond to these needs. (LINK? Or explain further?)

To summarise:

Need for security: victims of wars have been subject to sensory overload, and typically jump at the slightest noise. Thus, please be very considerate: notify them before turning on the vacuum cleaner or the food processor, knock before entering a room, avoid leaving the TV or radio on constantly with news from Ukraine, etc.

Need for belonging: try to gradually integrate the Ukrainian refugees into your family by cooking or shopping together, or by doing outdoors activities. Obviously, this will take time, so start gradually by going to small shops during off-peak hours, and/or by taking a walk in the park in order to create a personal relationship. This way the refugees will feel useful by participating, and you will not solely be providing hospitality, but also show them that we need them as people. If possible, organise for the refugees to meet up with other Ukrainians so that they can exchange experiences with their compatriots.

Rules for the provision of accommodation

4. Do you need acontract to provide accommodation for your guests?

 If you make accommodation available in part ofyour home, you do not need to undertake any specific administrative procedures,as it’s a free invitation.

 However, if the accommodation is independentfrom your home, it’s a good idea to sign an Accommodation Agreement. LINK

 This Agreement will confirm in writing that yourguests can use the lodging for free but that you can give them short notice ifyou need to use your lodging.

 Do not hesitate to have an open dialogue withthe refugees about any rules you may have for sharing your accommodation, sothat things go as smoothly as possible.


5. Do you need tosubscribe to any special insurance?

 If you know that you will be hosting a Ukrainian family, we suggest that you inform your insurance agent. Our insurance agent suggested 3 things, which should be confirmed with your agent:

 1.   Insert in your Fire contract a clause that the Ukrainian refugees who occupy a part of your home will not be pursued in the event of a fire.

2. If possible, obtain coverage for minimum5,000 EUR to cover the family’s belongings

3. Obtain an extension of Family Civil Liability Coverage to cover the Ukrainian family that you are sheltering.

 In light of the situation, these extensions should be free.

Registration and immigration procedure

6. What are the immigration procedures for Ukrainians arriving in Belgium ?

If the refugee doesn’t have any accommodation lined up for his or her arrival in Belgium, he or she needs to go to the Heysel Center at Palace 8, Place de Belgique 1, 1020 Brussels. This can be done spontaneously or via an online appointment, a procedure available since March 21.


We advise booking an online appointment to avoid long queues and waiting times.

Ukrainian nationals need to go to the appointment in person and with an identity document: passport or identity card…

This needs to be done within 90 days of arrival in Belgium. With a passport, a Ukrainian national is allowed to stay 90 days in Belgium.  

If the Ukrainian refugee has accommodation planned for his or her arrival, he or she needs to make an arrival declaration to the local authority (commune) where he/she is residing within 8 days of arrival. See document 3 in Annex: Déclaration d’Arrivée (Arrival Declaration.) Although this procedure is normally required, we have seen that many Ukrainians go directly to the Heysel Center to sign up, before they go to the local authority, and this procedure is also accepted.

This first administrative step is necessary to obtain temporary protection which is valid for 1 year. This document will allow the refugees to undertake the necessary steps at the local authority (commune), and to become integrated and acquire a certain autonomy.

Procedures at the Commune

7. Which steps to take with regards to the local administration ?

Once the refugee has undertaken these steps at the Heysel Center and obtained temporary protection, the refugee can obtain the following rights:

- residency permit for 1 year, which could later be deemed renewable

- The right to work

- The right to receive family allocations

- The right to social assistance / welfare

- The right to healthcare

- Access to education for children

The procedures for obtaining all these rights should be undertaken at the administration of the local authority (commune) where the refugee resides. Afterwards, the local authority (commune) has an important role in the next steps. Belgium has more than 500 communes and each one has its own organisation. Thus we advise you to contact your commune to understand how to proceed.

These steps are important as they will gradually allow the refugees to leave their shelter and proceed with a more independent life in Belgium.

Healthcare coverage

8. Can your guest benefit from healthcare coverage ?

This question and the answers are well covered in a text from the INAMI (National Institute for Illness and Invalidity Insurance), as follows.  ADD FOOTNOTE / LINK

The Belgian healthcare system is open to Ukrainian refugees.

Within the framework of the the European Statute on Temporary Protection, the INAMI (National Institute for Illness and Invalidity Insurance) will extend to refugees the right to financially affordable healthcare. For that, they must be affiliated with a Belgian mutuality.

When should a bill be sent to a refugee for healthcare services ? Once the refugee is affiliated with a Belgian mutuality.

For a Ukrainian refugee, registration with a mutuality will have a retroactive effect to the first day of the trimester during which he or she has received his or her certificate of registration or certificate of temporary protection.

The refugee may require healthcare in the days before signing up for a Belgian mutuality. Therefore we request that healthcare providers wait to send their bills until the Ukrainian refugee has been registered with a mutuality, and to not bill 100% of the price as might be the case with an unaffiliated patient. Healthcare providers can use either the refugee’s certificate of registration of certificate of temporary protection.

The right to have the mutuality pay an increased share of the insurance (BIM)

The basic principle is that Ukrainian refugees currently have no source of revenue. As a consequence, once they are affiliated with a mutuality, they have a right to have an increased share of their healthcare costs be covered.

Billing Maximum: Refugees are considered as a separate “household”

Under normal circumstances, we calculate the maximum amount that can be billed, which limits the healthcare expenditures per household, on the basis of the persons registered at the same address.

Under these exceptional circumstances, Ukrainian refugees sheltering with host families are not considered to be part of their household. They are considered as a separate household with their dependents, as long as they have the same residence.

School procedures

9. What about school procedures ?

For children and adolescents, the best is if you can find a school through your own means.  This is a priority that should be done within the first week of their arrival, as there is a lot of demand and the available spaces fill up quickly.  

If you choose a local school belonging to the commune, the commune may be able to help you, but for other types of schools, it’s best to go there yourself and reserve the space.

This is in the child’s best interest.  After the child has had sufficient time to rest and recharge, as food and lodging will be priorities, the best for him or her is to go to school as soon as possible in order to return to a “normal” life, and learn, be with others of his or her age, play, and make friends.

Advice for children & teenagers

10.  What advice do you have for families hostingchildren or adolescents?

Please find them aschool so that they can return to “normal” life. Ask them if they want to dosports to expend their energy, or if younger children want to go to the park,or play soccer or basketball in the street, or engage in a more organisedsport.  

Allow them to expresswhat they would like to do, whether it be through gestures or images, or GoogleTranslate.

If possible, try toconnect them with other Ukrainians so that they can speak their native languageand reconnect with their compatriots.

What to expect for parents

11.  What should we plan for Ukrainian parents?

Language classes:  French, Dutch, or English as this will allowthem to communicate, be integrated, and later on find a paid job oractivity.  

There is a lot ofinformation on this subject, including about online classes, on our Facebookpage.

Fee breakdowns

12.  Which hosting costs should the host family cover ?

Each Ukrainian family is in a unique financial situation.  We are using as a basic principle that the refugees are arriving without any source of revenue, and therefore we prefer that host families, to the extent that they are able, financially help the refugees until they are able to be financially independent via the CPAS or other means.  How long this takes will depend on the commune.  

If necessary, do not hesitate to ask your local community to help with donations of clothing or toys, to prepare meals, to do laundry, etc.


Liens utiles

1/ Où trouver toutes les informations utiles (bons plans, transports, idées,...)?

Sur notre page Facebook:)

La voilà!

La page:

Le groupe de discussion des familles d’accueil:

+++ INFOS +++

2/ Plus d’informations?

Le site rassemble des informations sur la guerre en Ukraine et des conseils sur la façon de venir en aide aux réfugiés.

Si vous avez des questions qui demeurent sans réponse, n’hésitez pas à appeler le 0800/24141, un nouveau point d’info pour répondre aux questions des Ukrainiens et des Belges qui les hébergent.

Pour les familles d'accueils

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Facebook pour les familles d'accueils : BEforUAHosting

Devenir famille d'accueil

1/  Vous souhaitez devenir famille d’accueil ? Comment procéder?

Vous souhaitez accueillir chez vous des réfugiés ukrainiens. C’est très généreux de votre part !

La toute première chose à faire est de compléter un formulaire qui nous permettra de connaître toutes les informations utiles au sujet de votre logement, votre composition familiale, etc. -  cela augmentera fortement nos chances de faire un bon matching avec une famille ukrainienne. Si vous avez d'autres choses à nous communiquer, vous pouvez toujours nous envoyer un email à

Si aucune famille ne devait vous être attribuée après un convoi, il est également possible de vous inscrire comme famille d’accueil auprès de votre commune. Si c’est le cas, nous vous demandons de nous prévenir pour mettre à jour nos fichiers. 

Une fois la famille arrivée, il faudra procéder à certaines démarches auprès de l’immigration et de la commune (voir ci-dessous).

Préparatif pour la famille d'accueil

2/ Vous vous préparez à recevoir une famille ukrainienne, que faire avant leur arrivée?

Une fois que vous savez qui vous allez accueillir, il faudra commencer à préparer leur arrivée. Parmi les différentes choses, le plus important dans un premier temps sera de répondre à leurs besoins physiologiques (logement/nourriture).

Concrètement: pour le logement, préparez des lits et des serviettes de bain, ainsi que quelques produits d'hygiène de base comme des brosses à dents, du dentifrice, du savon, du shampooing, …

Côté alimentaire, il est évident que leurs habitudes alimentaires ne sont pas les mêmes que les nôtres: dès leur arrivée, demandez-leur ce qu’ils aiment! S’ils ne parlent pas anglais, prévoyez un dictionnaire ou, plus pratique encore, ayez recours à une plateforme de traduction en ligne comme Google Translate pour vous aider. Prévoyez un fond de frigo avec quelques aliments de base: pâtes, lait, pain, beurre, …

La plupart d’entre eux n’ont que peu d’affaires et seront contents de pouvoir trouver des vêtements, des chaussures, etc. (uniquement possible une fois vos invités arrivés évidemment). Pour les enfants, pensez à demander aux écoles aux alentours si une collecte de vêtements a été organisée pour trouver des vêtements de bonne taille - vous serez ainsi prêts à activer ces réseaux une fois les familles arrivées. 

Leur voyage a probablement été long; un accès à la buanderie sera certainement apprécié dès leur arrivée pour pouvoir déjà nettoyer ce qu’ils ont pu ramener de chez eux.

Une petite pharmacie peut aussi être utile pour les petits maux du voyage (gastro, maux de tête, refroidissements, etc).

Si vous accueillez un bébé, des articles de puériculture, des langes, biberons, sièges auto seront nécessaires. Si vous n’en disposez pas, activez votre réseau et/ou renseignez-vous dans votre quartier car énormément de personnes/associations proposent des dons. Pour les enfants, quelques jouets ainsi que du matériel créatif (papier, crayons de couleur, etc) seront aussi les bienvenus.

Vérifiez le bon fonctionnement du wifi également! Il est primordial pour les Ukrainiens de demeurer en contact avec leurs proches et avoir une bonne connexion internet facilitera cela.

Comment bien accueillir la famille ?

3/ Côté logement et cohabitation: que faire une fois la famille arrivée ?

A côté des besoins physiologiques (logement/nourriture), il faudra veiller aux besoins de sécurité et d’appartenance *. Nous avons trouvé un article dans la Voix du Nord qui résume très bien les gestes à adopter, que nous résumons ici en quelques lignes: 

Besoin de sécurité: quand on a été victime d’une guerre, tous les sens ont été extrêmement sollicités. Typiquement, les personnes victimes de guerre sursautent au moindre bruit. Faites donc preuve de délicatesse: prévenez avant d’allumer l’aspirateur ou le robot de cuisine, toquer avant d’entrer quelque part, évitez de laisser la télévision/radio allumée en boucle avec les nouvelles venant d’Ukraine, …

Besoin d’appartenance: essayez peu à peu d’intégrer les réfugiés Ukrainiens à la famille, notamment en préparant les repas ou en faisant les courses ensemble ou en faisant des activités extérieures. Cela prendra évidemment du temps. Commencez en délicatesse par aller dans de petits commerces, et pas à l’heure de pointe, par faire un petit tour au parc, pour créer peu à peu une relation interpersonnelle. Non seulement, en participant, la personne se sent utile mais on montre bien que ce n’est pas que de l’hospitalité, que nous aussi, on a besoin de l’autre. Si possible, organisez des rencontres avec d’autres réfugiés ukrainiens pour qu’ils puissent partager leurs expériences avec les ‘leurs’.

 * Cfr. l’article dans La Voix du Nord que nous tentons de résumer ici: 

Règles pour la mise à disposition d'un logement

4/ Vous mettez un logement à disposition de vos invités - nécessité d’un contrat?

Si vous mettez à disposition une partie de votre propre maison, il n’y a pas lieu d’entreprendre des démarches particulières, s’agissant d’une invitation à titre gratuit. 

Si toutefois le logement mis à disposition est indépendant, la signature d’une “convention commodat” est une bonne idée en pièce jointe.

Cette convention confirme par écrit que vos invités peuvent disposer du logement à titre gratuit mais que le préavis peut être court si vous devez récupérer votre logement.

N’hésitez pas à parler ouvertement d’éventuelles règles de cohabitation pour que tout se passe pour le mieux!


5/ Devez-vous prendre une assurance particulière?

Si vous savez que vous allez accueillir une famille ukrainienne, nous vous conseillons d’en parler à votre courtier.

Notre courtier nous a suggéré 3 choses (à confirmer avec le vôtre):

1. faire insérer dans votre contrat Incendie, une clause d'abandon de recours gratuite envers les familles ukrainiennes, occupants d'une partie de votre logement ;

2. obtenir si possible un forfait contenu de minimum 5.000 euros pour le contenu de ces familles ;

 3. obtenir de l'assureur RC Famille une extension de couverture pour les familles ukrainiennes vivant sous votre toit.

Compte tenu du contexte, ces extensions devraient être gratuites.

Enregistrement et procédure d'immigration

6/ Qu’en est-il de l’inscription de ressortissants ukrainiens en Belgique, de la procédure d’immigration?

Si le réfugié n’a pas de logement prévu à son arrivée, il se présente au Centre du Heysel (Palais 8, Place de Belgique 1, 1020 Bruxelles). Il peut le faire spontanément ou il peut prendre un rendez-vous en ligne (ce qui est possible depuis le 21 mars):

Nous vous conseillons la prise de rendez-vous en ligne pour éviter de longues files d’attente.

Les ressortissants ukrainiens doivent y aller en personne avec un document d'identité (passeport, carte d'identité,...).

Cette démarche est à effectuer dans les 90 jours maximum (Avec son passeport, un citoyen ukrainien a un titre valable pour rester 90 jours en Belgique).

Si le réfugié ukrainien a un logement déjà prévu à son arrivée, il doit effectuer une déclaration d’arrivée à la Commune du lieu où il réside endéans les 8 jours de son arrivée (document Annexe 3, ‘Déclaration d’arrivée’). En réalité, même si cette démarche est normalement requise, nous constatons que beaucoup d’ukrainiens vont directement s’inscrire au Heysel avant d’aller s’inscrire à la commune, et que cette démarche est également acceptée.

Cette première démarche est essentielle pour obtenir la protection temporaire. Elle est valable 1 an. Ce document va leur permettre ensuite de faire les démarches à la commune, de s'intégrer et d'acquérir une certaine autonomie.

Démarches à la Commune

7/ Quelles démarches effectuer auprès de l’administration communale?

Une fois les démarches faites au Heysel et la protection temporaire obtenue, le réfugié pourra acquérir les droits suivants : 

- permis de séjour de 1 an (renouvelable le cas échéant) 

- le droit de travailler 

- le droit aux allocations familiales 

- le droit au CPAS de la Commune

- le droit aux soins de santé (mutuelle) 

- le droit d’accès à l’enseignement pour les enfants

Les démarches pour l’obtention de tous ces droits se font à la commune du lieu où le réfugié réside. La commune a dès lors un rôle important dans la suite du processus. Il y a plus de 500 communes en Belgique et chaque commune a sa propre organisation. Nous vous conseillons donc d’appeler votre commune pour comprendre comment effectuer ces démarches.  

Ces démarches sont importantes car elles vont permettre progressivement aux réfugiés de quitter le lieu d’hébergement et de poursuivre leur séjour en Belgique de manière autonome.

Couverture soins de santé

8/ Votre invité peut-il bénéficier d’une couverture en soins de santé?

Cette problématique est bien décrite avec ses solutions dans le texte ci-dessous venant de l’INAMI.

L’assurance soins de santé belge s’ouvre aux réfugiés ukrainiens.

Dans le cadre du statut européen de protection temporaire, l’INAMI leur ouvre le droit à l’assurance soins de santé pour pouvoir recevoir des soins financièrement abordables. Ils doivent pour cela s’affilier à une mutualité belge.

Facturer les soins? Une fois le réfugié affilié à une mutualité

Pour un réfugié ukrainien, son inscription à la mutualité prendra effet rétroactivement le 1er jour du trimestre au cours duquel il a reçu son attestation d'enregistrement ou son attestation de protection temporaire. 

Plusieurs jours peuvent s'écouler avant cette inscription à la mutualité, durant lesquels le réfugié pourrait avoir besoin de soins. Dès lors, nous demandons aux dispensateurs de soins d'attendre que ce patient ukrainien soit affilié à une mutualité avant de facturer une prestation et de ne pas facturer 100 % du prix de la prestation à ce patient comme cela aurait pu être fait en principe pour un patient non affilié. Les prestataires de soins peuvent se fier à l'un des deux types d'attestation.

Droit à l'intervention majorée de l'assurance (BIM)

Nous partons du principe que les réfugiés ukrainiens n'ont actuellement aucun revenu. Par conséquent, une fois affiliés à une mutualité, ils ont droit à l'intervention majorée de l'assurance soins de santé.

Maximum à facturer : les réfugiés considérés comme « ménage » distinct.

En temps normal, nous calculons le maximum à facturer, qui limite les dépenses de soins de santé d'un « ménage », sur base des personnes inscrites à une même adresse.

Dans cette situation particulière, les réfugiés ukrainiens séjournant dans une famille d'accueil ne sont pas considérés comme faisant partie de ce ménage. Ils sont considérés comme un ménage distinct, avec leurs personnes à charge, aussi longtemps qu'ils ont la même résidence principale”.

Démarches scolaires

9/  Qu’en est-il des démarches scolaires?

Le mieux est de trouver, par vos propres moyens, une école pour les enfants et les adolescents. C’est une des premières démarches à effectuer la semaine de leur arrivée. Une priorité puisque l’on sait que les écoles ont beaucoup de demandes et se remplissent vite. 

Si vous choisissez une école communale, peut-être que la commune pourra vous aider mais, pour toutes les autres écoles 'non communales', le mieux est d'y aller directement vous-mêmes et de réserver vos places.

Cette démarche est aussi importante pour l’enfant lui-même. Après lui avoir laissé le temps de se reposer et de reprendre ses forces (satisfaire ses besoins premiers sera toujours la priorité), le mieux pour lui sera d'aller à l’école le plus rapidement possible. Retrouver une vie 'normale', apprendre, être avec des personnes de son âge, jouer, se faire des amis,...

Conseils pour les enfants & adolescents

10/ Quels conseils pour les familles hébergeant des enfants/adolescents?

Leur trouver une école pour que la vie ‘normale’ puisse reprendre son cours.

Leur proposer de faire des activités physiques, se défouler, cela peut aller du parc pour les plus jeunes, au foot ou basket dans la rue, à des activités plus organisées.

Leur laisser la possibilité d’exprimer eux-mêmes ce qu’ils désirent,.. avec des gestes, des images,.. ou Google Translate:)

Les mettre si possible en contact avec d’autres ukrainiens, pour qu'ils puissent parler leur langue maternelle et reconnecter avec les 'leurs'.

A prévoir pour les parents

11/ Que prévoir pour les parents ukrainiens?

Des cours de langues! Français, néerlandais, anglais,... Ceci leur permettra de communiquer, s'intégrer, et à terme trouver une activité ou un travail rémunéré.

Il existe à ce sujet de nombreuses informations, comme des cours en ligne, sur notre page Facebook.

Répartitions des frais

12/ Quels frais la famille d’accueil devra-t-elle prendre à sa charge?

Chaque famille ukrainienne a une situation financière unique. Nous partons du principe que les personnes arrivent sans réels moyens de subsistance, et préférons que les familles soient prêtes à aider, dans la mesure de leurs possibilités, les réfugiés jusqu’à ce qu’ils puissent être indépendants financièrement via le CPAS ou d’autres moyens. Selon la commune, les démarches vont plus ou moins vite…  

Si besoin, n’hésitez pas à faire appel à la communauté locale pour vous soutenir (dons de vêtements, de jouets, préparation de repas, lessives, …).

Be for Ukraine


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